برآورد نیروی انسانی در بخش ستادی و اداری

برای برآورد و محاسبه نیروی انسانی در بخش ستادی، اداری و تولید شرکت مهندسی پویندگان ایمنی و کیفیت SQS مفتخر است که با شرکت های متعددی همکاری نموده است.

ما از روش های مختلفی برای این محاسبه استفاده می کنیم اما متد پیشنهادی ما زمان سنجی و کارسنجی می باشد.

در مورد برآورد تعداد نیروی انسانی در این بخش ها باید گفت برخلاف بخش عملیاتی (مثل کارخانه یا فروش) که حجم کار وابسته مستقیم به تعداد محصول یا مشتری است.

محاسبه نیروی انسانی در حوزه ستادی و اداری شامل:

منابع انسانی،
امور مالی،
حقوقی،
اداری،
خدمات و دبیرخانه

همواره به عنوان یکی از چالش‌برانگیزترین موضوعات در مدیریت منابع انسانی مطرح بوده است.

این حوزه‌ها “هزینه‌محور” تلقی می‌شوند و سنجش بهره‌وری در آنها با روش‌های سنتی دشوار است.
ویژگی که باعث مشکل شدن این امور می شود عبارتند از:

متضمن کار ذهنی بیشتر است که سنجش فعالیت‌ها را مشکل می‌سازد.
تکالیف کوچک بیشمار که در تعیین استانداردها نادیده گرفته می‌شود.
جریان نامنظم قسمت اعظم کارهای اداری، دفتری، و خدماتی.
تنوع بیشتر در نحوه انجام کارها در موارد مختلف.
امور موردی زیاد و متنوع که گاهی به فرآیند های اصلی واحد ارتباط ندارد.
تاثیر شدید عملکرد سایر واحد ها و یا سایر ذینفعان بر انجام فعالیت ها و فرآیندها.
اکثرا تواتر و تعداد انجام فعالیت ها نامشخص و نا منظم.
امکان پس افت بعضی فعالیت ها که به صورت استاندارد، شخص ملزم به اجرای آن است اما در عمل انجام نمی گردد.
پراکندگی (دامنه تغییرات) زیاد در زمان انجام فعالیت ها به دلیل منحصر به فرد بودن هر فعالیت و فرآیند.

روش های زمانسنجی و کار سنجی به طور کلی به 7 دسته کلی تقسیم می شود اما در زمانسنجی کارهای غیر تولیدی این تنوع کمتر است.

اما اگر از مدل های کارسنجی و زمانسنجی نخواهیم استفاده کنیم برای تخمین نیروی انسانی غیر تولیدی از روش های ذیل استفاده می شود:

1. روش نسبت‌های پشتیبانی (Support Ratio)

این روش، قدیمی‌ترین و رایج‌ترین روش برای تخمین نیروی انسانی غیر تولیدی است که در ایران به صورت گسترده ای بکار می رود.

در این روش، نسبت کارکنان ستادی به کل کارکنان سازمان (یا به یک شاخص کلیدی دیگر) سنجیده می‌شود.

موسسه SHRM (Society for Human Resource Management) در گزارش‌های سالانه خود (Human Capital Benchmarking) اعلام می‌کند:

که به طور متوسط، نسبت کارکنان منابع انسانی به کل کارکنان در سازمان‌های آمریکایی 1 به 2.2 (به ازای هر 2.2 کارمند، یک نفر در HR) است.

البته این عدد بسته به صنعت متفاوت است.متاسفانه در ایران برای این موضوع استانداردی وجود ندارد.

نحوه محاسبه: اگر سازمان شما 200 نفر پرسنل عملیاتی دارد و استاندارد صنعت شما نسبت 1 به 50 است (یعنی یک نفر امور اداری به ازای هر 50 نفر)، شما به 4 نیروی اداری نیاز دارید.

محدودیت: روش نسبت‌های پشتیبانی (Support Ratio) برای برآورد نیروی انسانی، تفاوت در پیچیدگی کارها را در نظر نمی‌گیرد.

یک شرکت با 50 نیروی ساده با یک شرکت دانش‌بنیان با 50 نیروی متخصص، نیازهای اداری کاملاً متفاوتی دارند.

در ضمن معمولا برای سازمان های اداری و ستادی معمولا باعث اختلافاتی است.

2. روش قیاس با بهترین‌ها (Benchmarking with Best-in-Class)

در روش بنچ مارکینگ، سازمان خود را با رقبا یا شرکت‌های پیشرو در همان صنعت مقایسه می‌کند. شرکت‌های مشاوره‌ای مانند Deloitte و PwC هر ساله گزارش‌های بنچمارک منتشر می‌کنند.

شرکت مهندسی پویندگان ایمنی و کیفیت در پروژه بنچ مارکینگ شرکت آلومینای ایران یکی از شاخص های بنچ مارکینگ را تعداد نیروی انسانی در نظر گرفت.

مثال کاربردی:
نسبت کارکنان اداری و مالی به کل سازمان در شرکت‌های تولیدی معمولا بین 15 تا 20 درصد است.

اگر سازمان شما این نسبت را 30 درصد دارد، یا بیش از حد نیروی ستادی دارد یا فرآیندهایش بسیار دستی و ناکارآمد است.

محدودیت :روش بنچ مارکینگ این است که معلوم نیست شرکت طرف مقایسه در Benchmarking لزوما از نظر نیروی انسانی بهینه باشد، گذشته از آن در ایران در این زمینه آمار روشنی وجود ندارد.

3. روش صفر-پایه (Zero-Based Staffing)

این روش که توسط Harvard Business Review به عنوان روشی برای کاهش هزینه‌های سربار در دوران بحران معرفی شده، بسیار رادیکال است.

در این روش، شما فرض می‌کنید که واحد اداری از صفر شروع می‌کند.

مدیر واحد باید برای هر پست سازمانی، دلیل قانع‌کننده (بر اساس حجم کار و قوانین) بیاورد.

محدودیت روش صفر-پایه (Zero-Based Staffing)

برای محاسبه نیروی انسانی لازم برای امور ستادی و اداری این است که:

اولا کاملا کیفی است.
دوم اینکه کارهای موردی و تصادفی معمولا در نظر گرفته نمی شود،

اما موافقان روش صفر پایه می گویند این روش برای به حداقل رساندن نیروی انسانی طرح ریزی کند.

شرکت SQS در پروژه ایجاد شرکت آرمان گهر سیرجان برای محاسبه نیروی انسانی واحد آموزش و اداری و مالی این شرکت از این روش استفاده کرد.

4. روش محرک‌های هزینه (Cost Driver Analysis) یا مدلسازی حجم کار Workload Modeling

این روش برای تخمین و محاسبه تعداد نیروی انسانی کارهای اداری که توسط موسسه Gartner به عنوان دقیق‌ترین روش برای بخش‌های مالی و اداری معرفی شده، بر اساس شناسایی “عوامل ایجادکننده کار” بنا شده است.

به علت پیچیدگی های این روش تعداد کمی از مشاوران نیروی انسانی تخصص استفاده از آن را دارند.

در ایران تنها شرکت مهندسی پویندگان ایمنی و کیفیت تجربه موفق اجرای آن را دارد.

اجرای روش مدلسازی حجم کار Workload Modeling پیش شرط هایی دارد که معمولا توسط شرکت های بی تجریه در نظر گرفته نمی شوند.

کارسنجی امور اداری

برای آگاهی بیشتر هم اکنون با ما تماس بگیرید.

مثال برای واحد اداری: اگر می‌خواهید تعداد نیروی واحد “امور قراردادها” را مشخص کنید، محرک‌های هزینه عبارتند از:

تعداد کل قراردادهای سالانه
میانگین زمان لازم برای بررسی هر قرارداد
درصد قراردادهای پیچیده (که زمان بیشتری می‌برند)

فرمول پایه:
`تعداد نیروی انسانی موردنیاز = (حجم سالانه کار زمان استاندارد انجام هر کار) / ساعات کاری مفید سالانه یک کارمند`

مزیت:این روش بسیار دقیق است و استدلال آن برای مدیران ارشد قابل قبول‌تر می‌باشد.

ما از این فرمول در کارسنجی نیروی انسانی به طور گستره ای استفاده می کنیم.

اما اجرای آن ریزه کاری هایی دارد که اگر به آن توجه نشود باعث خطا در محاسبه کارسنجی می شود.

اعتبار سنجی نتایج برآورد نیروی انسانی

شاخص‌های کلیدی برای سنجش (KPIs) یکی از روش های تعیین اعتبارسنجی نتایج کارسنجی است،

که طی آن پس از تعیین تعداد نیرو، می توان کارایی نتایج محاسبات نیروی انسانی لازم را سنجید.

منابع معتبر بین‌المللی (مانند ISO 30414 استاندارد بین‌المللی گزارش‌دهی سرمایه انسانی) شاخص‌های زیر را پیشنهاد می‌دهند:

هزینه اداری به ازای هر کارمند: کل هزینه واحد اداری تقسیم بر تعداد کل کارکنان.
نرخ اتوماسیون: درصد کارهایی که بدون دخالت نیروی انسانی انجام می‌شود.

توجه: افزایش این نرخ به طور مستقیم نیاز به نیروی انسانی را کاهش می‌دهد.

زمان پاسخگویی به درخواست‌ها: مثلاً مدت زمان ثبت درخواست اداری تا تامین آن.

برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید